Entrades

La virtut de la discreció

Per a les persones que exercim la professió del secretariat, la discreció és condició sine qua non. Però, més enllà de ser exigible a aquesta o a qualsevol altre professió, es converteix en una virtut admirable quan hom cultiva i mima aquest extraordinari valor.

Habilitats com la sensatesa, el tacte, la reserva en les accions, la prudència i la elegància, són qualitats que ens enalteixen, no només a nosaltres mateixos, sinó també a les persones que més ens estimem i mereixen del nostre respecte.

La reserva del que no fa sinó allò que convé de fer, que diu sinó allò que convé de dir, que sap callar allò que li ha estat confiat, el tacte per parlar o de fer, fa al cas a la manera de ser i de comportar-se. Sovint complicat, si tenim en compte que les persones, amb l’ànim de voler ser perspicaços, aguts o originals, ensopeguem amb l’estupidesa.

La discreció és saber protegir les intimitats de la vida pròpia i de la vida aliena, que poden anar des de secrets que sabem d’altres, desitjos inconclusos, frustracions, pors, insatisfaccions o ambicions que han quedat a mig camí.

Una persona discreta no invadirà ni violentarà, a més, la intimitat d’altri. No farà comentaris que puguin irritar a altres persones, que les incomodin i que les violentin. No farà preguntes inoportunes, ni en públic ni en privat. No preguntarà a boca de canó , per exemple, què guanya o quant li ha costat el vestit que porta, tampoc si ha provat les drogues o de la seva inclinació sexual.

És fonamental fer un esforç per entendre i practicar el concepte de la discreció social, també en la comunicació 2.0, tan estesa, hores d’ara, en les xarxes socials i relacionar-nos amb les persones i/o els perfils socials respectant l’estatus, la competició, la reputació i els seus estàndards.

Depèn del seny i del sentit comú el parlar o escriure amb mesura. Sovint, la indiscreció és una incontinència verbal, una mania de repetir les coses en qualsevol lloc i davant de qualsevol persona. És un vici personal i una falta de tacte i de prudència.

La indiscreció no està penada per la llei com a tal, només les seves conseqüències, però si que està penada per la vergonya i la serietat de les altres persones. Penada per l’empobriment que li suposa a aquell que ha estat indiscret.

El remei és adonar-se que se’ns escapa la llengua. Es tracta de fer servir el criteri: tenir el criteri de quan s’ha de dir alguna cosa o millor callar, i no pas perquè sigui dolent dir-ho, sinó perquè és millor mantenir la discreció i guardar i preservar la intimitat i la privacitat de les persones. És una qüestió d’entrenament.

“Hom és amo del que calla i esclau del que parla”
Sigmund Freud

L’e-document

El document electrònic és tota la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i de tractament diferenciat.

Les eines que fem servir per la seva gestió, han de garantir l’existència, l’origen, la integritat al llarg del temps i l’evidència jurídica en aquells casos que sigui necessari.

Si tenim en compte l’amplíssim ventall de formats existents que poden fer molt complicada la recuperació del contingut dels documents al llarg del temps, així com el conjunt de caràcters (code pages) relacionada amb el llenguatge, el programari i maquinari utilitzats, el més aconsellable és seguir una estratègia lligada a guardar e-documents en formats com més estàndards millor en cada moment, i disposar d’eines de migració/conversió certificades per poder anar actualitzant la informació perquè sigui accessible a mitjà i llarg termini, depenent del cicle de vida del document.

El valor jurídic

Els aspectes jurídics que ens permeten garantir l’evidència de l’e-document i amb el mateix valor que un document físic signat manualment, son:

  • La integritat de l’e-document: és una propietat del document que ens garanteix que no ha estat modificat respecte al seu contingut original.
  • Autenticació de l’e-document: és un control de seguretat informàtica que ens permet comprovar la identitat d’una persona que s’ha identificat prèviament, i que ens en garanteix l’origen. Els mecanismes d’autenticació es poden agrupar en aquests tres tipus:
    • Mecanismes que es basen en una dada coneguda per l’entitat: contrasenyes, números d’identificació d’entitats financeres…
    • Mecanismes que es basen en un element posseït per l’entitat: certificats electrònics, targetes amb banda magnètica…
    • Mecanismes que es basen en alguna característica fisica o del comportament de l’entitat, anomenats procediments basats en biometria: la geometria facial o l’emprenta dactilar…
  • Imputació de l’autoria de l’e-document: és un mecanisme que té la finalitat d’evitar que una persona pugui negar i repudiar que va produir o enviar un document o missatge.
  • El suport i la perdurabilitat de l’e-document: s’ha de guardar en alguna mena de suport, que és lògicament diferent del document mateix, i cal preservar-lo amb seguretat o el seu valor com a prova disminueix o desapareix.
  • Les còpies de l’e-document: el document original electrònic i les seves còpies han de ser indistingibles. Hi ha dues opcions: còpia simple informativa i còpia autèntica electrònica des de paper (compulsa) o des de format electrònic.
  • Els efectes i la prova de l’e-document: els efectes dels documents electrònics queden condicionats a la seva verificació, en especial de la signatura, i posterior acceptació del destinari.
  • La preservació de l’e-document: permet determinar el responsable de les manifestacions de voluntat i altres actes jurídics emesos, així com disposar d’una prova judicial equivalent a la prova documental del món físic, mitjançant l’obtenció, emmagatzematge, divulgació i comprovació d’evidències irrefutables (servei d’evidència electrònica)  

 La confidencialitat dels e-documents

Els mecanismes pels quals es garanteix que el contingut del document no sigui visible per altres usuaris, s’implementa des de dos vessants: gestió d’usuaris i permisos d’accés a la informació, i els mecanismes d’encriptació/xifratge de la informació en format electrònic.

Per al xifratge de la informació s’utilitzen solucions de maquinari o programari que codifiquen, de forma automàtica, tota la informació continguda a l’històric d’e-documents, de tal manera que només és accessible mitjançant les aplicacions homologades i que estan sota el control dels responsables del servei.

També s’ha d’implantar una eina que vetlli per la bona salut del sistema enfront de possibles infeccions de virus informàtics, o sigui que el sistema ha d’estar dotat d’una bona solució d’antivirus. 

 La normativa

Llei 59/2003 de Signatura electrònica

Article 3. Signatura electrònica i documents signats electrònicament.

  • La signatura electrònica és el conjunt de dades en format electrònic, consignats juntament a altres o associats amb ells, que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signant.
  • La signatura electrònica avançada és la signatura electrponica que permet identificar el signant i detectar qualsevol canvi posterior de les dades signades…
  • Es considera signatura electrònica reconeguda la signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura.
  • La signatura electrònica reconeguda tindrà respecte de les dades consignades en format electrònic, el mateix valor que la signatura manuscrita en relació amb les consignades en paper.

Llei 56/2007 de Mesures d’Impuls a la Societat de la Informació:

  • En matèria de facturació electrònica, l’article 1 estableix l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica en el marc de la contractació amb el sector públic estatal en els termes que ees precisen a la llei reguladora de contractes del sector públic, defineix el concepte legal de factura electrònica i preveu actuacions de complement i per aprofundir en l’ús de mitjans electrònics en els processos de contractació.
  • S’estableix l’obligació de les empreses de determinats sectors, amb especial incidència en l’activitat econòmica (entre d’altres, companyies dedicades al subministrament d’electricitat, aigua i gas, telecomunicacions, entitats financeres, asseguradores, grans superfícies, transports i agències de viatges), de facilitar un mitjà d’interlocució telemàtic als usuaris dels seus serveis que compten amb certificats reconeguts de signatura electrònica.

Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics:

  • El servei al ciutadà exigeix consagrar el seu dret a comunicar-se amb les administracions per mitjans electrònics. La contrapartida d’aquest dret és l’obligació de les administracions de dotar-se dels mitjans i sistemes electrónics perquè aquest dret pugui exercir-se.

Llei 30/2007 de Contractes del Sector Públic

  • Disposició addicional dinovena. Ús de mitjans electrónics, informàtics i telemàtics en els procediments regulats en la llei.
  • Els mitjans electrònics, informàtics i telemàtics utilitzables hauran de ser no discriminatoris, estar a disposició del públic i ser compatibles amb les tecnologies de la informació i de la comunicació d’ús general.

 Font: www.cambrabcn.org