Pomodoro: Un mètode sobre la gestió del temps

Per a moltes persones, el temps és un gran enemic. L’ansietat que produeix les manetes del rellotge, especialment quan tenim un termini de lliurament, ens pot conduir a incrementar les hores de dedicació d’una manera ineficient i desesperadament ineficaces, amb la conseqüència de presentar un treball molt per sota de les nostres perspectives, generant-nos frustració.

La tècnica Pomodoro és un mètode d’administració del temps que podem fer servir en qualsevol tasca o treball.

L’objectiu de la tècnica Pomodoro és usar el temps com un valuós aliat per aconseguir el nostre objectiu i millorar la manera en que treballem.

Com funciona?

Bàsicament, és dividir el nostre temps de treball en blocs. Treballem molt concentrats durant 25 minuts, i en descansem 5. Cada bloc de 25 minuts (i els seus breaks), és a dir, cada 2 hores, ens prenem un descans més dilatat.

En aquests 25 minuts, hem de treballar de manera ininterrompuda, sense descansos i concentrats en la tasca.

En els 5 minuts de descans, hem de fer qualsevol altra cosa, excepte pensar en la tasca, parlar-ne’n o fer qualsevol cosa relacionada amb el treball.

Així doncs, resumim en cinc passes la tècnica per a implementar-la:

  1. Decidir la tasca a realitzar.
  2. Posar el pomodoro (el rellotge o cronòmetre) a 25 minuts.
  3. Treballar en la tasca fins que sóni el rellote.
  4. Prendre una pausa de 5 minuts.
  5. Cada quatre pomodoros prendre una pausa més llarga, de 15 a 20 minuts.

Per a conèixer millor aquesta tècnica i esprémer les seves possibilitats, recomano visiti els següents llocs web.

El FAX, està obsolet?

En l’actualitat l’ús del fax disminueix en favor d’internet i el correu electrònic (per a què imprimir i enviar per fax un document, si el fitxer es pot enviar com a arxiu adjunt?).

Però, tot i així, són moltes les companyies que encara mantenen serveis de fax i, emprenedors i petites empreses, sovint es troben amb l’urgència d’aquest servei.

És àmpliament usat en sanitat i l’advocacia (amb legions d’expedients encara en paper), finances, les companyies d’assegurances i administradors de finques (propostes, parts amistosos d’accidents, factures, notes a mà d’inspectors i perits…) entre d’altres.

Al fax se li concedeix valor legal i presenta l’avantatge de no ser crackeable.

Amb l’ànim d’il·lustrar una mica més aquesta entrada, us deixo amb uns enllaços força interessants respecte a l’ús del fax:

Toca cada document només una vegada

Toca cada document només una vegada.

Aquest és un gran truc d’administració del temps; tocar cada paper un sol cop.

Pren una decisió sobre el seu procés la primera vegada que el prens en les teves mans, o l’ arxives, o el llences. Si ho aconsegueixes, immediatament notaràs que el temps que dediques a cercar coses entre piles de papers disminueix considerablement.

Tip de Magazine Organizarte

Textos per a felicitar el Nadal als nostres clients i col·laboradors

Felicitar el Nadal als nostres clients i col·laboradors és una oportunitat més per acostar-nos de manera franca i amigable i mostrar-los també el nostre agraïment.

Segons el grau de proximitat i d’inspiració, podem triar d’entre aquest recull de textos de felicitacions de Nadal el  més adient per escriure les nostres targetes:

1. Bon any 2012

2. Bon Nadal

3. Bon Nadal i bon any nou.

4. Bon Nadal i bon any 2012

5. Bon Nadal i molts d’anys

6. Bones festes i bon 2012

7. De tot cor, us desitgem que passeu unes bones festes de Nadal i de Cap d’any.

8. Des de “any inici empresa” cada Nadal amb vosaltres.

9. La direcció de l’empresa, “nom“, us desitja un any 2012 ple de ventura, pau i prosperitat.

10. Esperem que durant l’any 2012 s’acompleixin tots els vostres desitjos. El nostre és que ….. (indicar valors de l’associació ). “nom de l’associació” us desitja bones festes.

11. Us desitgem unes bones festes de Nadal. Esperem gaudir de la vostra col·laboració durant molts anys més. Junts farem un 2012 molt venturós.

12. La gent de “nom de l’empresa” us desitja unes bones festes de Nadal i que l’any nou sigui venturós per a tothom.

13. “Nom de l’empresa” us desitja bon Nadal.

14. Molts d’anys amb salut i felicitat! Gràcies per donar suport al nostre projecte amb il·lusió i confiança.

15. Nadal és temps de bons auguris, de bons propòsits i, sobretot, d’alegria. A “nom de l’empresa” volem que les vostres il·lusions es facin realitat. Bon any 2012

16. Molts d’anys i bon Nadal 2012

17. Molts d’anys i bones festes.

18. Molts d’anys i bons.

19. Nadal és temps de retrobaments i celebracions amb les persones que més estimem. Desitjem que també sigui de reflexió, de pau i de solidaritat per a tothom, per aconseguir un any nou ple de benaurances.

20. Per un any nou ple de pau, amor i prosperitat.

21. Per un futur ple de felicitat i prosperitat.

22. Per un venturós 2012

23. Que la força i constància d’aquests anys de treball compartit amb tots vosaltres il·lumini el nostre camí. “Nom de l’empresa” us desitja bon Nadal.

24. Que l’any nou 2012 sigui venturós per a tothom.

25. Que pugueu gaudir de les festes de Nadal amb les persones que més estimeu i que tingueu un any nou molt venturós.

26. Rebeu els nostres millors desitjos per a aquestes festes, amb l’esperança que tots puguem gaudir d’un any 2012 ple de pau i felicitat.

27. Rebeu els nostres millors desitjos per a aquestes festes de Nadal i l’any nou que s’acosta.

28. Rebeu els nostres millors desitjos per al proper any 2012

29. Salut, prosperitat i amor per a tothom!

30. Tot l’equip de “nom de l’empresa” us desitja unes bones festes de Nadal i un venturós any 2012

31. Una vegada més gràcies per la confiança que teniu en nosaltres. Amb els nostres millors desitjos, molts d’anys!

32. Us desitgem bon Nadal i un any nou ple de pau i prosperitat.

33. Us desitgem pau i felicitat.

34. Us desitgem que passeu un bon Nadal i que l’any nou us sigui pròsper i ple de felicitat.

35. Us desitgem que pugueu gaudir d’unes festes de Nadal entranyables i un any nou ple de salut, pau, goig i prosperitat per a tothom.

36. Us desitgem unes bones festes nadalenques. Tots junts farem del 2012 un any millor.

37. Volem desitjar-vos que passeu unes bones festes i que l’any que ve sigui un any de pau i prosperitat.

38. Volem fer-vos arribar el nostre desitg: que durant tot l’any hi hagi pau; que durant tot l’any hi hagi amor; que durant tot l’any siguem solidaris; que durant tot l’any la gent segui feliç…, que durant tot l’any sigui Nadal!

 

Font: Consorci per al Foment de la Llengua Catalana (Cofuc)

 

L’assumpte de l’e-mail

Prestar una especial atenció a “l’assumpte” del e-mail és fonamental. I es que és l’única manera que tenim de comunicar de la importància o del significat del missatge i sense obligar al destinatari a obrir-lo.

Un assumpte no encertat és el detonant d’altres problemes que molts sufrim en el e-correu. Per exemple, podem prioritzar uns e-correus que podrien esperar, ens pot confondre, desorganitzar-nos i, el pitjor, crear frustació i irritació.

Tipus d’assumpte que cal evitar:

Tant a nivell particular com a nivell d’empresa, un mal assumpte es pot convertir en una bola de neu. La precipitació i la despreocupació, potser la ignorància, ens pot portar a caure en diferents estils de mala redacció:

  • Una sola paraula: Coses com “Hola”, “Salutacions” o “Consulta”, no diuen absolutament res al destinatari. És un tipus d’assumpte nul; tant pot venir d’un enllaç pueril recomanat de diferents plataformes de xarxes com d’una inspecció d’extrema importància.
  • Una frase sense precisió: Frases com “Canvis d’última hora” exclouen detalls clau del missatge que dónen sentit per a interpretar l’assumpte. Condueix a la confusió i la obligació d’obrir el e-mail per comprovar de què va exactament.
  • Reclams amb engany: “ATENCIÓ!, has de veure això”. A més a més de caure en la imprecisió, trasllada una urgència amb les majúscules i exclamacions. Un símptoma de que aquest missatge, ni és important ni urgent. Però la curiositat, superior a la inteligència, ens ho fa obrir.
  • Assumpte buit: Remetre un assumpte en blanc, sense res escrit, és com dir al nostre destinatari: “no m’importa gens el teu temps, ni les teves prioritats ni la teva organització”. Un menyspreu terrible!

Millorar la redacció de l’Assumpte

L’assumpte és gairebé la part més importat d’un missatge. Invertim un temps en redactar més o menys bé el cos del missatge, el que volem dir o demanar al destinatari. Però a l’hora d’escriure l’Assumpte ho fem com si enganxèssim un segell, de mala manera i sense prestar-hi atenció.

Amb sentit comú i unes petites pautes, podem millorar la redacció dels nostres “Assumptes”:

  1. Escriure’l al final, desprès d’haver redactat primer el Cos del missatge. Això ens ajudarà a sintetitzar millor el que volem dir.
  2. PENSAR abans de redactar-lo. Cinc o deu segons son suficients per a escollir millor les paraules i ser clar.
  3. Incloure les dues o tres paraules clau en una frase clara i inteligible.
  4. Rellegir-lo abans de remetre’l i preguntar-nos si tal i com està entenem nosaltres mateixos el que hi ha dins el cos.
  5. Si treballem conjuntament amb un equip i/o col·laboradors, podem acordar “paraules clau” per a interpretar millor cada missatge que ens enviem entre nosaltres.

En la comunicació escrita, i quan hom pot rebre molta e-correspondència, sempre s’agraeix la deferència, el to i l’atenció. Sens dubte, un valor afegit de gran qualitat!

Font: ThinkWasabi

La carta

La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal de contingut general, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu.

La carta pot tractar de més d’un tema, i aquests poden ser molt variats segon si es tracta de relacions personals, comercials o administratives. Les breus explicacions que tot seguit s’exposen afecten principalment, però no exclusivament, les cartes pròpies de la relació administrativa.

Com a principi general, la redacció administrativa ha de ser clara, rigorosa i concisa. Així, per aconseguir aquests propòsits cal partir d’una estructuració lògica del text en què, per mitjà de paràgrafs breus i separats, es distingeixen els tres grans blocs d’informació: presentació, desenvolupament i conclusió.

Això vol dir, doncs, que abans de començar a redactar una carta, cal seleccionar la informació que ha d’incloure. Un cop seleccionada i organitzada en blocs homogenis, cal triar aquells recursos de la llengua que faciliten la simplificació i la precisió de la redacció. Així sempre que sigui possible, cal mantenir l’ordre lògic de la frase (subjecte-verb-complements), cal usar els mots o els termes adequats al nivell de precisió i cal fer frases curtes i ben puntuades.

Destinació

Els destinataris d’una carta tant poden ser particulars com institucions o organitzacions. Aquests destinataris es poden identificar de manera completa o reduïda.

Quan els destinataris s’identifiquen de manera completa, la informació és la mateixa que apareix en una adreça d’un sobre i és convenient que ocupi 5 línies com a màxim.

Quan per qüestió d’espai la informació es redueix al mínim que ens permet identificar amb facilitat la persona destinatària, només s’hi fan constar el nom i el càrrec o el nom i la localitat, normalment al marge superior esquerre de la carta.

Salutació

Cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació que s’expressi en el cos de la carta. Les fórmules més habituals són les següents:

Distingit senyor, distingida senyora. És adequada per a comunicacions solemnes i de màxima consideració.

Senyor, senyora. És la més general i a la vegada és respectuosa i atenta.

Benvolgut amic, benvolguda amiga. És una salutació adequada per a situacions de franquesa i cordialitat.

Cos

A part dels criteris generals de redacció expressats i com a tret que afecta tot el text de la carta, convé recordar que des del primer moment cal definir el to de relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s’ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l’emissor del receptor. Per a l’emissor podem triar entre la  primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular.

Pel que fa al receptor, la forma preferent és el tractament de vós. El tractament de tu només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

Comiat

El comiat, com la fórmula de salutació, també presenta un seguit de variants. Cal que hi hagi, però, un correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, que a la vegada han de ser adequades al to general del document.

Entre les possibles fórmules de comiat, es destaquen les següents, ordenades de màxima a mínima cortesia, que duen al final el signe de puntuació que s’indica:

Us saludo/em amb respecte.

Aprofito/em aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.

Atentament,

Ben atentament,

Cordialment,

Una salutació cordial,

Ben cordialment,

Signatura

L’estructura més habitual de la signatura d’aquest document és la següent:

  • rúbrica
  • nom i cognoms
  • càrrec

La carta, com que és un document interpersonal, dóna preferència a la persona i el càrrec se situa en aposició, en darrer lloc, i, per tant, no s’ha d’introduir per mitjà de l’article determinat.

Datació

Si el paper de carta du impresa l’adreça i la localitat ja hi figura, se’n pot prescindir i la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l’any. Si no és així, cal indicar primer la localitat i després d’una coma, la data.

La carta té un sistema de datació doble pel que fa a l’emissió. Des d’un punt de vista formal, però, la data que cal tenir en compte és la del registre de sortida.

Informació ocasional

Fora del cos de la carta també hi ha la possibilitat d’afegir al peu de l’escrit informacions addicionals, com poden ser les referències a documents, annexos, etc. Normalment aquestes informacions s’introdueixen per mitjà de les sigles PD (post data: després de la data) o PS (post sriptum: després de l’escrit)

Identificació de l’organisme

Pel que fa a la resta d’elements que configuren el disseny gràfic de la carta (amplada de marges, situació del logotip i de l’adreça, etc), atès que afecta tota la documentació d’un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.

 

Estructura de la carta

 

Font: Direcció General de Política Lingüística-Generalitat de Catalunya

 

el Saluda

El “Saluda” és un escrit breu que s’usa per a transmetre notificacions, invitacions, felicitacions i, en general, qualsevol tipus de comunicació de caràcter cerimoniós.

A efectes pràctics, se sol fer servir el paper tipus DIN A4, tot i que, tradicionalment s’ha d’usar paper de mida quartilla, de molt bona qualitat i de color blanc, marfil o gris pàl·lid.

Aquest escrit, té certes particularitats que el distingeixen d’altres tipus de comunicats usuals en el món empresarial:

  • No va signat per a la persona que el remet.
  • La redacció és en tercera persona.
  • No figura l’adreça del destinatari.
  • Té un format establert.

A la capçalera hi ha d’anar el càrrec o el nom complert de la persona que el remet i, tot seguit ha de figurar la paraula “SALUDA”, centrada i destacada amb una lletra de mida més gran que la resta del text i, en molts casos, de diferent tipus.

En el cos del document, escriurem el nom de la persona a qui va adreçat, també centrat i diferenciat. Tot seguit, s’exposa el motiu de la comunicació.

El tancarem amb el nom i cognoms del remitent i una frase cortès, del tipus “i aprofita l’avinentesa per oferir-li la seva consideració més distingida”. Finalment, hi escriurem la localitat i la data.

Al peu de l’escrit, indicarem els telèfons on poden confirmar l’assistència i, si s’escau, la etiqueta que s’exigeix en el vestit, com ara vestit fosc, de jaqué o còctel.

Personalment, el “Saluda” m’agrada especialment perquè resulta molt pràctic a tots els efectes i el recomano per altres tipus de comunicats com ara de reclamació d’honoraris o canvis de dades de contacte, com de números de telèfon i adreces professionals. El seu text breu i concís, no permet cap mena de dubte i, com que no necessita la signatura de qui ho remet, resulta molt còmode tant per el/la professional com per el seu secretari o secretària en avançar la tasca.

Model de SALUDA

La virtut de la discreció

Per a les persones que exercim la professió del secretariat, la discreció és condició sine qua non. Però, més enllà de ser exigible a aquesta o a qualsevol altre professió, es converteix en una virtut admirable quan hom cultiva i mima aquest extraordinari valor.

Habilitats com la sensatesa, el tacte, la reserva en les accions, la prudència i la elegància, són qualitats que ens enalteixen, no només a nosaltres mateixos, sinó també a les persones que més ens estimem i mereixen del nostre respecte.

La reserva del que no fa sinó allò que convé de fer, que diu sinó allò que convé de dir, que sap callar allò que li ha estat confiat, el tacte per parlar o de fer, fa al cas a la manera de ser i de comportar-se. Sovint complicat, si tenim en compte que les persones, amb l’ànim de voler ser perspicaços, aguts o originals, ensopeguem amb l’estupidesa.

La discreció és saber protegir les intimitats de la vida pròpia i de la vida aliena, que poden anar des de secrets que sabem d’altres, desitjos inconclusos, frustracions, pors, insatisfaccions o ambicions que han quedat a mig camí.

Una persona discreta no invadirà ni violentarà, a més, la intimitat d’altri. No farà comentaris que puguin irritar a altres persones, que les incomodin i que les violentin. No farà preguntes inoportunes, ni en públic ni en privat. No preguntarà a boca de canó , per exemple, què guanya o quant li ha costat el vestit que porta, tampoc si ha provat les drogues o de la seva inclinació sexual.

És fonamental fer un esforç per entendre i practicar el concepte de la discreció social, també en la comunicació 2.0, tan estesa, hores d’ara, en les xarxes socials i relacionar-nos amb les persones i/o els perfils socials respectant l’estatus, la competició, la reputació i els seus estàndards.

Depèn del seny i del sentit comú el parlar o escriure amb mesura. Sovint, la indiscreció és una incontinència verbal, una mania de repetir les coses en qualsevol lloc i davant de qualsevol persona. És un vici personal i una falta de tacte i de prudència.

La indiscreció no està penada per la llei com a tal, només les seves conseqüències, però si que està penada per la vergonya i la serietat de les altres persones. Penada per l’empobriment que li suposa a aquell que ha estat indiscret.

El remei és adonar-se que se’ns escapa la llengua. Es tracta de fer servir el criteri: tenir el criteri de quan s’ha de dir alguna cosa o millor callar, i no pas perquè sigui dolent dir-ho, sinó perquè és millor mantenir la discreció i guardar i preservar la intimitat i la privacitat de les persones. És una qüestió d’entrenament.

“Hom és amo del que calla i esclau del que parla”
Sigmund Freud

Idees per l’arxiu del e-correu i altres documents

Aquests dies m’ha impressionat veure una safata d’entrada de correu electrònic amb més de 9.400 missatges… NOU MIL !!!

L’ advocada  ha pogut veure la meva cara d’incredulitat… “és que els guardo com a prova” ha provat d’explicar-se.

Intento d’entendre-ho: Molts som conscients de la importància del correu electrònic, i més en l’àmbit professional ja que ha deixat de ser un simple suport per a l’enviament d’informació i s’ha convertit en una eina per compartir informació, comunicar desicions, bescanviar dades de clients i col·laboradors, remetre documents de treball i un llarg etc.

Però…

Imagineu la bústia de casa vostra. L’obriu i recolliu el correu postal: avui poques cartes, moltes factures, uns quants fulletons de propaganda de la pizzeria, del xinès, de la ferreteria… (vaja! de postals fa temps que no en rebem cap).  Esparraqueu els sobres i treieu els documents per fer-ne la lectura i… tot seguit, els torneu a posar dins els sobres i tot el feix de papers el torneu a ficar dins la bústia. I així l’endemà, i l’altre, i l’altre…

No ho feu pas això, oi? Estic segura que deixeu la bústia buida i que la propaganda ja no puja a casa vostra, sinó que la tireu directament a la paperera al costat de l’ascensor. Un cop a casa, llenceu els sobres i deseu o arxiveu els documents al lloc que li corresponen. Si?

Doncs… Per què no seguim una pauta similar amb el correu electrònic?

Potser no creiem important una bona gestió del e-correu? o és que no hem sabut establir unes pautes per enviar, gestionar i preservar la informació que conténen els e-correus?

En aquest sentit, és molt important determinar quins missatges hem de conservar perquè estan relacionats directament amb un assumpte del despatx i serveixen per documentar les activitats i operacions i evitar guardar els missatges utilitzats per remetre comunicacions informals o informacions transitòries o dels quals nomès ens interessa guardar el document adjunt que conté.

Les bones pràctiques en l’ús del correu electrònic recomanen:

  1. Utilitzar la línia d’ “Assumpte” per descriure amb claretat i concisió el tema del missatge. Altrament dit, “hola” no és text per un assumpte.
  2. Remetre un únic missatge per assumpte. Si tenim moltes coses a dir al mateix destinatari, millor enviar tants mails com assumptes a tractar.
  3. Respondre un mail conservant el text de l’anterior missatge per tal de facilitar al destinatari el contingut del missatge original.
  4. Utilitzar la llibreta d’adreces per emplenar el contingut del camp “Per a”. D’aquesta manera, apareix automàticament el nom del destinatari a la safata d’elements enviats i es poden localitzar més fàcilment.
  5. Organitzar els missatges de la safata d’entrada en diferents carpetes seguint un criteri lògic, senzill i uniforme. Evitem així tenir una safata d’entrada plena de missatges referits a molts i diferents temes.
  6. Aplicar regles de missatge: aquèlles accions que es basen en alguna de les propietats del missatge per filtrar mails, guardar-los en subcarpetes específiques, reenviar-los a una tercera persona, etc.
  7. Si un missatge només te una informació puntual (convocatòria de reunió, cita personal, dades de contacte…) anotar aquesta informació on correspon (agenda, base de dades…) i eliminar el missatge.
  8. Si d’un missatge no interessa el seu contingut, sinó únicament el document adjunt, guardar aquest document a la carpeta que li correspon de l’ordinador personal o del servidor local i eliminar el missatge.
  9. Establir un sistema d’emmagatzamatge dels missatges electrònics (dins la xarxa local o en suport extern) quan ja no es necessitin per la gestió diària perquè un assumpte específic ja està arxivat o conclús o perquè ha transcorregut un periode de temps determinat)

El mètode TRAF

Hi ha diversos mètodes per a facilitar el maneig d’informació. Un exemple és el mètode TRAF (acrònim de les inicials en anglès de les quatre accions bàsiques en què consisteix), i que justament té com a objectiu optimitzar el “TRÀFic” d’informació que passa per davant nostre.

Aquest senzill mètode comença per identificar les principals àrees d’interès de l’individu en el moment present i proposa dur a terme només una de les quatre possibles accions, cada vegada que rebem un input d’informació:

  • Tirar (toss): Tirar a la paperera l’input si no està directament relacionat amb una de les àrees d’interès actual. Es tracta, doncs, de renunciar a la tendència natural a acumular informació “per si cas”, que es transforma normalment en munts de papers o documents digitals que, en no estar convenientment organitzats i classificats, resulten totalment introbables quan realment es necessiten.
  • Remetre (refer): Remetre la informació rebuda a qui considerem que li pugui interessar dins el nostre entorn. Aquest, al seu torn, ja determinarà què pot fer amb l’input remès i eliminar seguidament el missatge.
  • Actuar (act): Actuar sobre la informació rebuda que es relaciona directament amb les àrees d’interès en què estem treballant actualment. Òbviament, això no significa que deixem de fer el que estàvem fent quan vam rebre aquest missatge, sinó que es tracta de posar el missatge rebut en una safata prioritària destinada a allò que requereix la nostra atenció a curt termini.
  • Arxivar (file): Arxivar tots els inputs que resulten rellevants per a alguna de les nostres àrees d’interès. Així mateix, perquè aquest arxiu resulti útil, s’ha de basar en una classificació ben organitzada i depurar-ne el contingut amb regularitat (res no s’ha d’arxivar a perpetuïtat).

L’art de la paperera

Si heu estat prou atents, haureu comprovat que moltes de les recomanacions passen per eliminar l’input, sigui missatge e-correu o document. Sovint guardem documents i/o diverses informacions tant en paper com digitals a dojo i, més que aconsseguir un arxiu ben documentat i de profit, el que tenim és un magatzem caòtic.

Per determinar si necessitem guardar un document, podem fer-nos aquestes preguntes:

  1. Requereix cap acció per la meva part? Si la resposta es no, arxivem-lo o tirem-lo immediatament.
  2. Seria difícil obtenir aquesta informació altra vegada? El tenim a l’ordinador o a Internet? Tenim l’orginal en un altre lloc? És necessari mantenir una còpia impresa si ja la tenim a l’ordinador o l’inrevès?
  3. És la informació prou actual com per a ser-nos útil?
  4. Puc identificar situacions específiques en les que necessitaria aquesta informació? Si no podem identificar quan o com fariem servir la informació, és improbable que recordem que la tenim, a banda de la dificultat que tindriem de trobar-la més endavant.
  5. Hi ha alguna implicació fiscal o legal?

Si hem contestat que NO a totes aquestes situacions i, tot i aixì, sentin un no-se-què en desfer-nos d’aquest document, encara podem preguntar-nos: Què és el pitjor que podria passar si no tinguès aquesta informació?

Els missatges digitals desterren el correu tradicional?

En aquests temps, que l’ús del correu electrònic abasta tota mena de comunicació, des de el màrqueting més brutal fins a la comunicació més íntima i privada, resulta complicat, també costós i de labor purament artesanal el posar-se a fer una carta manuscrita.

Els avantatges del correu digital són patents i per tots comprovats. Certament, amb un parell de “clics” tots els contactes de la nostra xarxa social 2.0 es poden donar per informats, convidats, el que calgui…  i amb un parell de “clics” més, podem personalitzar una mica més el nostre missatge amb el correu electrònic.

Tot i així, emetre una nota de cortesia en motiu d’una comunicació especial com ara d’agraïment o de felicitació, son maneres que poden agradar en certs àmbits professionals, i molt més en assumptes personals. Cuidar el detall d’una presentació i fer-la manuscrita, denota una consideració especial a la persona a qui ho enviem i, certament, hauria de ser una pràctica recomanable.

En ocasions, com ara les invitacions a distints esdeveniments, en que la cartera de receptors pot ser molt amplia, el procès ens ocuparà un temps que hem d’estar disposats a invertir, però sincerament, valdria la pena no desterrar la pràctica del correu postal tradicional.

Quí és el que no guarda amb nostalgia i acuradament dins un calaix d’assumptes íntims o entre les pàgines d’un llibre romàntic aquella nota, carta o felicitació que va rebre un dia? De ben segur, aquell que no ha pogut rebre’n cap.